Questi acronimi…. Se ne conosci il significato sono fantastiche scorciatoie per rendere il discorso più fluido e accattivante, ma se sono a te oscuri diventano una barriera linguistica e sociale importante, perché annientano la comprensione della frase e, magari, creano anche disagio e perdita di empatia.

Immaginando che tutti voi conosciate il più noto acronimo TVTB, scopriamo cosa significa DMAIC e perché può esserci utile.

Anche in questo caso, l’acronimo è formato dalle iniziali di 5 parole che sono le attività fondamentali per ottenere un miglioramento dei processi operativi in declinazione Lean Manufacturing.

D –  Define – Definisci

M – Measure – Misura

A  –  Analize – Analizza

I   –  Implement – Implementa

C  –   Control – Controlla

Immaginate di fare un viaggio lungo in auto. Per prima cosa Definirete la meta, il budget, le zone da visitare. Poi andrete su Google Maps a vedere il percorso, Misurando i Km da percorrere ed il tempo che ci impiegherete. Analizzerete le varie possibilità proposte in base al budget dei costi e ai tempi che vi siete dati (autostrada diretta e costosa o magari un tratto fatto su una statale panoramica e gratuita).  Infine, vi metterete In viaggio (Implementerete…)!

E non ditemi che qualcuno della famiglia non Controllerà che non abbiate sbagliato imbocco alla rotonda o quanto la coda dell’autostrada impatterà su vostro tempo di arrivo!

Beh, a volte basta applicare anche in azienda i principi di buon senso che fareste per i vostri viaggi per ottenere risultati semplici ed efficaci.

Ovviamente, la tecnica DMAIC è un po’ più complessa ma vi stupirete di quanto in realtà sia intuitiva e naturale e per questo, se presentata nel modo giusto, efficace e coinvolgente, capace di unire il team di lavoro e di restituire a ogni lavoratore la soddisfazione di aver dato il proprio contributo al miglioramento aziendale.

Le fasi del DMAIC

Definire 

In realtà per avere un buon risultato del DMAIC bisogna osservare alcune accortezze.

Ad esempio, dedicare il giusto tempo nella definizione dell’obiettivo: esso deve essere ben enunciato, sviscerato nelle sue componenti, meglio se accompagnato da metriche e KPI.

Attenzione che difficilmente un progetto con una dozzina di obiettivi potrà essere efficace: suddividetelo in vari sotto progetti da 1 a 4-5 obiettivi massimo.

Idealmente, mantenete divise le varie fasi, ma questo non è un dogma: la fase di misurazione/raccolta dati e quella di analisi possono sovrapporsi sicuramente.

L’importante è non saltare alla fase di implementazione senza avere una mappatura di dati completa che potrebbe mutare e/o rendere meno o poco valido quanto implementato a seguito di una parziale rilevazione dei dati.

Si può procedere ad implementare soluzioni anche se misurazione ed analisi sono ancora in corso, solo se il beneficio è oltremodo evidente, l’implementazione non è un radicale cambiamento e non richiede investimenti sensibili: in questi casi si parla di “quick wins”, poco sforzo per un beneficio immediato.

Misurare

Viceversa, completare la raccolta dati su tutti i processi primari e collaterali all’obiettivo definito, permetterà fare un’analisi quanto più possibile completa e di definire soluzioni figlie della razionalità.

Un paio di suggerimenti sulla fase di misurazione: 

1. Usate quanto più possibile dati e statistiche già esistenti: ovviamente valutate la bontà di tali numeri e quanto descrivano ciò che cercate, ma siate sempre consci che un dato pronto che funziona all’80% vale di più che un dato disponibile in 6 mesi ed affidabile al 90%.
2. Non accanitevi a creare statistiche vaste per tipologia di dati e lunghezza temporale! Su processi semplici e bastano poche settimane (a volte anche giorni) di rilevazione per fare una buona mappatura, mentre su processi complessi, con variabili di mix è doveroso fare un’indagine che sia statisticamente rilevante magari proprio per scoprire se il vostro intuito ha una corrispondenza nei fatti.

Analizzare 

Per la fase di analisi, utilizzate tutti gli strumenti/metodologie a voi più idonei per definire i progetti da implementare: nella mia esperienza vi posso dire che non esiste uno strumento migliore di altri, ma solo quello più efficace nella specifica situazione.

L’unico consiglio è quello di valutare sempre anche gli impatti cosiddetti “collaterali” dei progetti che vorrete modificare/migliorare/stravolgere: attenzione a non ottenere una strabiliante miglioria in un reparto a scapito di altri reparti aziendali che potrebbero ridurre o inficiare la vostra eccellente performance puntuale.

Implementare 

Anche per la fase di implementazione, spazio libero alle metodologie che meglio si adattano al contesto: dal classicissimo Gant alla più moderna teoria Agile, l’importante è avere un monitoraggio dell’avanzamento dei progetti per controllare la loro corretta esecuzione secondo quanto stabilito.

Importantissimo è stabilire quando un progetto possa definirsi come “messo a terra” ossia operativo e che quindi si possa iniziare a vederne gli effetti nei KPI.

Controllare 

La vera fase di controllo non è tanto quella di verifica di aver terminato le implementazioni, ma quella di accertarsi attraverso i numeri che quanto era stato pianificato sia stato raggiunto, o comunque, che risultato abbia prodotto.

Attenzione in questo caso a situazioni di sovrapposizione di effetti se avete più progetti che insistono sullo stesso processo monitorato: se volete avere una chiara idea dei singoli contributi, lanciate i progetti con un gap temporale che vi permetta di apprezzare i singoli miglioramenti nell’andamento dei KPI.