“Stiamo per toccare il sistema nervoso dell’azienda”.

Così si espresse il Direttore Generale di una PMI in ambito Food che ho aiutato nel ridefinire il processo che va dalla previsione della domanda alla pianificazione della produzione e degli approvvigionamenti.

Questo processo è quello che permette di soddisfare le richieste dei clienti nelle quantità e nelle modalità concordate e quindi ha un impatto diretto sul fatturato. Ma è anche il processo che determina un uso appropriato delle risorse (personale, materiali, impianti, …) e quindi ha una notevole rilevanza anche sui costi.

Chi, come me diversi anni fa, ha avuto l’opportunità di ricoprire un ruolo di responsabilità nella gestione di questo processo, si trova in una posizione pressoché unica in azienda.

Ha un legame diretto con le vendite e con il mercato ma anche un contatto quotidiano con la produzione, con la logistica, con gli acquisti e i fornitori. Molto spesso anche con HR per la pianificazione di risorse temporanee o stagionali, situazione molto comune in ambito Food & Beverage, e con il Controllo di gestione che usa i dati quantitativi di vendite, produzione, distribuzione e acquisto e i loro andamenti previsti, come base per le valutazioni dei dati economici periodici (mensili, trimestrali, semestrali, chiusure, budgeting). In ultimo, un partner strategico e compagno di viaggio quotidiano per chi lavora in questo processo sono i colleghi IT con cui dialogare per definire i più appropriati tool e report a supporto.

Molto spesso mi è capitato di discutere di previsioni di vendita e pianificazione della produzione e usualmente l’incipit della questione con i colleghi che lavorano in ambito commerciale è: “oggi oramai è impossibile fare previsioni: produciamo qualcosa e facciamo stock” delegando ai colleghi in produzione e logistica ogni decisione in merito e confidando in fantasmagoriche capacità di flessibilità e adattamento.

E’ evidente che il confronto non può essere posto in questi termini.

Da un lato è noto a tutti in azienda che esistono limiti operativi: leadtime di approvvigionamento, lotti economici, tempi di produzione e trasporto, tempistiche di elaborazione degli ordini e pagamento, … su cui è in ogni caso assolutamente prioritario lavorare e migliorare continuamente al fine di ridurre, semplificare se non addirittura eliminare questi vincoli per rendere l’intera azienda sempre più capace di rispondere rapidamente alle evoluzioni del mercato.

Dall’altro le previsioni di vendita non vanno confuse con l’arte divinatoria, che non rientra tra le competenze commerciali. Non è richiesto ai colleghi delle vendite di predire il futuro o di indovinare cosa accadrà domani: se fossero in grado di farlo, l’azienda avrebbe risolto pressoché tutti i propri problemi!

Le previsioni di vendita sono, viceversa, la migliore stima professionale di vendita, ovvero una valutazione ragionevole basata sia su dati e fatti, sia su opinioni comuni e condivise tra le funzioni. In questo senso la previsione di vendita è il frutto di un confronto interno all’azienda stessa: non è la sola posizione di chi opera in ambito commerciale ma è un convincimento comune e condiviso da tutta l’azienda, frutto di un confronto interfunzionale.

Lo scopo ultimo non è quello di “indovinare il numero” e casomai incolpare chi, alla lotteria delle estrazioni, non ha pescato quello giusto, quanto piuttosto quello di utilizzare tutte le fonti di informazioni aziendali, allineare le funzioni e agire concordemente e coerentemente con la decisione presa.

La capacità di presidiare e gestire il processo di Demand & Supply Planning in modo professionale è un vantaggio strategico che permette di far “girare” l’azienda alla velocità del mercato senza intoppi, coordinando le funzioni e gestendo le risorse senza sprechi.

Purtroppo sovente il contenuto di questo processo viene ridotto ad una mera elaborazione di dati e la tentazione più grande per le aziende è quella di dotarsi di tool informatici di grido, super-sistemi oracolari in grado di raccontare cosa si venderà, cosa si produrrà e cosa si dovrà acquistare.

Di certo la tecnologia digitale è un supporto cruciale per gestire il processo di pianificazione. E gli sviluppi in ambito Internet of Things, Artificial Intelligence, Big Data e Block Chain permetteranno incredibili capacità interpretative e predittive che aiuteranno enormemente in tutti i processi di pianificazione. Ricordando  che la tecnologia evolve sempre più rapidamente e il tool più avanzato di oggi sarà obsoleto nel giro di pochissimo tempo, raramente viene compreso che il vantaggio strategico nella gestione del processo DSP si coglie essenzialmente dal punto di vista organizzativo.

Decidere di investire in competenze DSP significa infatti scegliere di abbattere i silo funzionali e di coordinare e velocizzare pressoché tutti i processi aziendali. Significa investire per avere una comune visione aziendale del mercato, allineare concordemente gli obiettivi dei team e orientare l’azienda concretamente verso le necessità dei clienti.

E queste sono necessità vitali a maggior ragione nel nostro mondo sempre più imprevedibile, veloce e in rapido cambiamento.

Le PMI molto spesso sottovalutano gli aspetti formativi e, specificatamente nel ruolo di Forecasting e Planning, sovente si affidano a risorse non opportunamente preparate e senza la dovuta conoscenza dei molteplici aspetti aziendali che dovranno gestire.

Senza considerare che nel bagaglio di competenze del Demand & Supply Planner ci sono molte “soft skill” tra cui spiccano una grande capacità di dialogo con linguaggi e culture aziendali molto diverse e una importante abilità nell’ascolto e nella mediazione.

Il processo DSP è tradizionalmente un processo presidiato in ambito operations: yourCOO è la practice di YOURgroup dove trovare tutto il knowhow e le competenze che possono utilmente supportare e accompagnare le PMI sia nel fare un rapido cambio di passo sia per far crescere internamente una cultura della collaborazione e dell’efficienza, cruciale per affrontare i mercati di oggi.

In ultimo, è importante sottolineare che per cogliere appieno tutti i potenti benefici di una gestione professionale e moderna di questo processo, è necessario coinvolgere anche competenze in ambito finance, in ambito vendite, marketing, HR e IT.

YOURGroup attraverso le sue practice fornisce un expertise solido e completo in grado di coprire tutte queste aree con professionisti “fractional” di grande esperienza in ogni ambito.

Un Fractional Executive può fare la differenza per una PMI.