Non di rado in azienda si generano conflitti tra le varie aree ed uno dei più frequenti è sicuramente quello tra la funzione Vendite e la funzione Operations. 

Nello specifico a volte accade che le Vendite non si trovino nelle condizioni di soddisfare la domanda di prodotti/servizi richiesti dal mercato perché le Operations non hanno la capacità realizzativa per i volumi nei tempi richiesti. Gli ordini vengono rifiutati, oppure, forse il caso peggiore, vengono accettati, ma eseguiti con ritardi imperdonabili, con tutto quello che ne può conseguire in termini di competitività e perdita di mercato.

Qual è la causa di questo disallineamento tra ordini raccolti e cosa si potrebbe effettivamente vendere con un livello di servizio apprezzabile?

La causa radice è la mancanza della elaborazione di un Piano di Vendita ed Operations  Rolling ( revisione mensile) con orizzonte di medio termine (almeno di 12 mesi), validato dal Team Direzionale e condiviso con tutte le aree aziendali.

Come colmare  questa vuoto?

Introducendo in modo strutturato la Pianificazione delle Vendite e delle Operations, in sigla S&OP (Sales and Operations planning)

Che cos’è il S&OP?

Il S&OP è un processo che, agevolando la collaborazione tra l’area vendite e l’area Operations, consente di definire un piano di vendita/produzione condiviso, in cui le attività operative sono allineate alla strategia dell’azienda.

Possiamo vederlo un po’ come un ponte, un collegamento sostenuto da tutte le funzioni aziendali,  fra due aree dell’azienda in cui esistono logiche differenti, potenzialmente in conflitto, perché l’area Vendite tende a spingere puntando all’aumento della raccolta ordini, mentre l’area Operations tende a frenare, vincolata dalla capacità produttiva e dagli obiettivi di costo, qualità, sicurezza, ambiente ecc.

L’S&OP è fatto di lavoro individuale e di team e di decisioni esecutive. Tipicamente prevede il confronto tra le attese (piano previsionale di vendita/produzione), l’effettivo andamento della domanda e la capacità di soddisfarla.

Come si svolge il S&OP?

Solitamente questo confronto viene fatto a cadenza regolare, in genere mensile, una volta ottenuti i dati di chiusura della produzione e delle vendite, o anche in seguito a significativi cambiamenti interni o esterni all’azienda. In base a quanto emerso nella riunione di S&OP, i piani di produzione possono essere confermati o rivisti. Il modus operandi deve adattarsi alle specificità di ciascuna azienda e al settore in cui opera. Ma dovendo tracciare uno schema di fondo, le fasi tipiche dello svolgimento della S&OP per il settore manufatturiero sono:

Fase 1: Marketing Review

Le funzioni di marketing, R&S, Vendite ed Operations condividono le loro informazioni sul portafoglio prodotti e il calendario generale, compresi lanci, interruzioni, modifiche o sostituzioni.

Fase 2: Demand Review (o PRE S&OP Vendite)

Le vendite analizzano le previsioni ed elaborano il piano di vendita definitivo con un orizzonte di almeno 12 mesi. 

Fase 3: Operations Review (o PRE S&OP Operations)

Le Operations esaminano il piano di vendita definitivo e vengono individuati diversi scenari per adeguare, completamente o in parte, la capacità produttiva esistente ( impianti/linee, risorsa umana ed approvvigionamento di materiali, semilavorati e prodotti finiti) al nuovo piano di vendita.

Fase 4: Review di conciliazione ( o PRE S&OP)

Le funzioni di Amministrazione e Controllo, Vendite, Marketing , R&S e Operations si riuniscono per esaminare e discutere i diversi scenari elaborati dalle Operations nella fase 3. Gli scenari proposti vengono perfezionati valutando l’impatto sul bilancio. 

Fase 5: Management Review 

L’Amministratore Delegato, di concerto con le funzioni di  Amministrazione e Controllo, Marketing, R&S, Vendite e Operations, prende la decisione finale tra i diversi scenari proposti.

Quali sono i vantaggi dell’introduzione in azienda della S&OP?

Tra i più importanti  vantaggi ottenibili possiamo citare:

• l’aumento della raccolta ordini
• la riduzione dei costi di produzione/approvvigionamento
• l’ottimizzazione delle scorte
• il miglioramento del livello di servizio

Complessivamente i vantaggi sopra citati si traducano in un aumento dell’utile aziendale.

YOURgroup grazie alla sua rete di Professionisti, costituisce un HUB di competenze in grado di supportare efficacemente le aziende in un progetto di introduzione della S&OP, guidando ed affiancando in modo operativo i Responsabili di Funzione e rispettivi team coinvolti nel progetto.